PENGELOLAAN INFORMASI

PENGELOLAAN INFORMASI

Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola 

informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. 

Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.

Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
• Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.



Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi personil. Lihat contoh penataan struktur organisasi pada departemen Sistem Informasi pada gambar 2.4. Tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan.Variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service.

Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.

Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya :
• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
• Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
• Kehilangan data atau data tidak terolah.
• Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
• Salah dalam menggunakan dokumen induk/file induk.
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
• Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.

Pengelolaan pengendalian-pengendalian (Managing Controls) yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan Manajer Sistem Informasi untuk menyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap sistem informasi. 

Tujuan dari sistem informasi tidak akan mengena jika sistem ini terganggu, sehingga sistem informasi harus mempunyai pertahanan terhadap ancaman dan gangguan tersebut, dan pertahanan ini harus dilakukan terus menerus.

Pengendalian di sistem teknologi informasi terbagi menjadi dua kelompok, yaitu :

A.   Pengendalian secara umum (General Controls)

B.   Pengendalian aplikasi (Application Controls)

Pengendalian secara umum merupakan pengendalian-pengendalian sistem teknologi informasi yang paling luar yang harus dihadapi terlebih dahulu oleh pemakai sistem informasinya.

Pengendalian secara umum terdiri dari :

1.    Pengendalian organisasi

2.    Pengendalian dokumentasi

3.    Pengendalian kerusakan perangkat keras

4.    Pengendalian keamanan fisik

5.    Pengendalian keamanan data

Perencanaan yang baik dan organisasi sistem informasi yang berfungsi seperti yang diharapkan merupakan pengendalian organisasi yang baik. Pengendalian organisasi ini dapat tercapai bila ada pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab yang tegas.

Pemisahan ini dapat berupa pemisahan tugas dan tanggung jawab di antara departemen dan pemisahan tugas dan tanggung jawab di dalam departemen sistem informasi itu sendiri.